Kategorie: Produktivität

There are two types of schedule, which I’ll call the manager’s schedule and the maker’s schedule.

In einem oft zitierten Essay Maker’s Schedul, Manager’s Schedule unterscheidet Paul Graham zwei unterschiedliche Arbeitsmethoden, die beide ihre Berechtigung haben aber zu selten klar voneinander unterschieden und gegenseitig respektiert werden.

The manager’s schedule is for bosses. It’s embodied in the traditional appointment book, with each day cut into one hour intervals. You can block off several hours for a single task if you need to, but by default you change what you’re doing every hour.

Das Springen zwischen verschieden Aufgaben und Themen in kurzen Intervallen kenne ich selbst aus meinem Alltag. Es ist dann sinnvoll, wenn man ein Team führt oder vielfältige Rollen übernimmt und dabei den Überblick über verschiedene, parallel laufende Projekte behalten möchte.

But there’s another way of using time that’s common among people who make things, like programmers and writers. They generally prefer to use time in units of half a day at least. You can’t write or program well in units of an hour. That’s barely enough time to get started.

Der Maker’s Schedule ist insbesondere für kreative Tätigkeiten wichtig und nützlich. Oftmals braucht man eine gewisse Zeit, um in den Flow zu kommen und wird immer effektiver, je mehr ununterbrochene Zeit man mit der Aufgabe verbringt. Viele Tätigkeiten können davon profitieren, was Cal Newport in seinem Buch Deep Work betont. In diesem Artikel auf 99U gibt er eine kurze Zusammenfassung und empfiehlt, sich Zeiten für konzentriertes Arbeiten in den Kalender zu schreiben.

Bildquelle: Luis Llerena via Unsplash

Dieser Satz, den ich von Anthony Iannarino in diesem Artikel aufgegriffen habe, ist eine gute Erinnerung daran, Probleme nicht einfach zu ignorieren, sondern aktiv etwas dagegen zu tun. Viele Probleme werden mit dem Alter nicht besser. Im Gegenteil. Überlässt man Probleme sich selbst, neigen sie dazu schlimmer zu werden. Wer kennt es nicht, dass man sich einem Missstand bewusst ist, manchmal sogar schon eine Lösung parat hat aber vermeidet es aktiv anzugehen.

Problems don’t age well.

Ab und zu denke ich mir vor den Satz noch „Some“ oder „Most“ dazu, denn tatsächlich scheint es manchmal so, als erledigten sich manche Probleme von selbst. Entweder werden sie von anderen gelöst, es ändern sich die Rahmenbedingungen oder durch Erfahrung oder neue Informationen stellt sich heraus, dass das Problem gar keins war. Doch verlassen kann man sich darauf nicht. Das beste Rezept, insbesondere bei wichtigen Dingen, ist selbst etwas dagegen zu tun.

Abgesehen von der Lösung des Problem gibt es noch einen weiteren Vorteil, der sowohl bei der Zusammenarbeit mit anderen als auch gegenüber sich selbst wirkt. Aktiv zu werden erzeugt Vertrauen und zeigt, dass man sich kümmert. Manchmal reicht schon die Geste, Hilfe anzubieten oder einen Vorschlag zu äußern. Das Ignorieren eines Problems sendet jedoch stets die falschen Signale.

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David Allen’s Produktivitätssystem Getting Things Done habe ich (neben der 2-Minuten-Regel) eine sehr nützliche Definition des Begriffs Projekt entnommen.

Wenn zur Erreichung eines Ziels mehr als eine Tätigkeit notwendig ist, handelt es sich um ein Projekt.

Zu jedem Projekt gehören mindestens zwei Elemente:
1. ein klar formuliertes Ziel und
2. mindestens eine konkrete Tätigkeit, als nächster Schritt.

Projekte können komplex sein und manchmal ist nicht offensichtlich, wie man dem Ziel näher kommt. Die Überlegung, was genau der nächste Schritt ist, hilft enorm und macht das abstrakte Projekt plötzlich konkret umsetzbar. Auch wenn es manchmal auf den ersten Blick nicht so erscheint, gibt es immer eine Aktion, die dabei hilft ein Projekt voran zu bringen. Auch wenn es manchmal so einfach ist wie „Meinen Kollegen um Rat fragen“ oder „10 Minuten in Ruhe darüber nachdenken“. Es macht für mich immer einen großen Unterschied, wenn ich den nächsten Schritt entschieden und eingeplant habe. Die Umsetzung fällt dann erheblich leichter.

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Diesen Spruch habe ich das erste Mal von Jocko Willink, eine Art Prototyp eines Navy Seals, im Gespräch mit Tim Ferriss gehört. Er ist mir im Gedächtnis geblieben und erinnert mich seitdem an die Wichtigkeit von Teamarbeit und Backups gleichermaßen.

In manchen Situationen braucht man ein Backup. Es kann immer etwas eintreffen, was den ursprünglichen Plan zunichte macht. Darauf vorbereitet zu sein, liegt im eigenen Verantwortungsbereich. Natürlich kann man nicht alles lückenlos absichern, doch ein Backup für die wichtigsten Bereiche hilft enorm. So bin ich bei Technik eher vorsichtig und versuche bei wichtigen Terminen, mir schon vorher einen zweiten Weg¹ zu überlegen, auf den ich zurückgreifen kann, wenn etwas schief geht.

In manchen Situationen braucht man einen Partner. In unserer auf Effizient bedachten Arbeitswelt wird oft vergessen, dass manche Aufgaben schlicht besser von einem Team betreut werden können. Eine zweite Person hilft zum Gedankenaustausch, zur Arbeitsteilung oder als Hilfe im Notfall. Mir kommt es so vor, als ob dadurch auch oftmals erheblich bessere Entscheidungen getroffen werden.

Two is One And One is None

Der Spruch und die Gedanken an die oftmals brenzlichen Situationen in Einsätzen der Navy Seals sind eine ideale Gedankenstütze. Tatsächlich stehen Kommandanten vor ähnlichen Herausforderungen im Bereich Führung, Motivation, Organisation und Problemlösung wie Unternehmen. Viele hochrangige Soldaten machen daher im Anschluss an ihre Tätigkeit im Militär eine Karriere in der Wirtschaft. Einen guten Eindruck über die Disziplin und Leistungsfähigkeit von Führungspersonal in der US Army bekommt man im Interview von General Stan McChrystal. Auch er ist mittlerweile im Unternehmensumfeld aktiv.

Bildquelle: Jeffrey Loshaw via Wikimedia Commons

Ein nützliches Konzept, von dem ich das erste Mal von Kevin Kelly gehört habe, ist First-Order Retrievability oder sinngemäß direkte Greifbarkeit. Das Prinzip wird von Adam Savage, einem Host von MythBusters und ehemaligen ILM-Mitarbeiter, propagiert. Als Modellbauer und Handwerker legte er großen Wert darauf, alle Werkzeuge auf der ersten Ebene mit einem Griff erreichbar zu haben, ohne erst in Schubladen oder Behältern suchen zu müssen. Er beschreibt sein Konzept in diesem WIRED-Artikel und diesem YouTube-Video.

(…) finally no tool had to be moved out of the way to get to another. That’s first-order retrievability.

Kevin Kelly betont, dass dieses Prinzip das Potential hat vielfältige Sammlungen oder Hilfsmittel deutlich besser zu machen:

• Bücher. Seine Bücher zu ordnen und übersichtlich in einer persönlichen Bibliothek zur Verfügung zu haben, vereinfacht den Zugang zu Wissen und die Möglichkeit Dinge nachzuschlagen.
• Büro. Büromaterial sorgfältig abgelegt und in Reichweite aufzubewahren, spart Zeit und Nerven bei der Arbeit.
• Küche. Alle Töpfe, Pfannen und Hilfsmittel an festen Orten und sichtbar schnell greifbar zu haben, erleichtert das Kochen.
• Werkzeug. Eine übersichtliche Werkzeugkiste mit den wichtigsten Tools zu besitzen und Verbrauchsmaterial in geordneten Koffern und Behältern (möglichst mit transparenten Deckeln) aufzubewahren, macht kleine Aufgaben in der Wohnung so viel einfacher.
• Computer. Wichtige Programme, Dateien und Ordner schnell zu finden und Tastaturbefehle für die wichtigsten Befehle, machen die Computerarbeit deutlich effizienter.

Das Konzept ist sehr flexibel und kann auch auf digitale Inhalte übertragen werden. Oftmals ist die Suchfunktionen ein gutes Mittel, um Inhalte auf direktem Wege zu finden. In Outlook, Evernote und bei Spotlight auf dem Mac ist die Suchfunktion mein häufigster Weg um Inhalte aufzurufen.

Bildquelle: Adam Savage via Twitter

Lange Zeit habe ich die Begriffe effizient und effektiv relativ beliebig und austauschbar verwendet. Beide Wörter drückten für mich aus, dass etwas ohne Verschwendung geschieht. Zwar haben beide einen positiven Unterton und werden gerne im Zusammenhang mit Arbeit und Zielerreichung verwendet. Bei genauerer Betrachtung gibt es jedoch einen großen und ausgesprochen wichtigen Unterschied.

“Efficiency is doing things right. Effectiveness is doing the right things.”
– Peter Drucker

Effizient ist mit Vorsicht zu genießen. Es drückt aus, bestimmte Dinge auf eine wirtschaftliche und sparsame Art und Weise zu tun. Es ist der rationelle Umgang mit knappen Ressourcen. Meistens ist der Blickwinkel jedoch sehr eng und hat bestimmte Tätigkeiten im Blick. Ob diese Taten wirklich notwendig und hilfreich zur Zielerreichung sind, ist nicht immer offensichtlich. So kann man herrlich effizient eine E-Mail nach der anderen schreiben und äußerst effizient Telefonate führen und effizient Todo-Listen pflegen und abarbeiten, mit etwas Abstand betrachtet aber seinem Ziel wenig oder sogar gar nicht näher kommen.

Effektiv hat eine klare Aussage: Job erfüllt! Es ist laut Definition das Verhältnis von erreichtem Ziel zu definiertem Ziel. Hat man etwas effektiv gemacht, wurde das Ziel erreicht. Hier bleibt nur der betriebene Aufwand im Unklaren. Man kann ein Ziel effektiv erreichen und dabei viele Ressourcen verschwenden. Viel hilft eben oftmals viel. Umgekehrt kann ein Ziel jedoch auch sehr effektiv mit effizienten Methoden oder gar Glück erreicht worden sein.

Mit einer Handlung effektiv zu sein und das auf eine effiziente Art und Weise, ist der Königsweg. Im Zweifel, würde ich empfehlen auf Effektivität zu achten und Effizienz mit Vorsicht zu genießen. Zweifels ohne werden wir in vielen Bereichen immer effizienter aber ob das auch effektiv ist, bezogen auf die gesetzten Ziele, steht auf einem anderen Blatt.

Bildquelle: Filmszene aus Indiana Jones „Raiders of the Lost Ark“ © 1981 Lucasfilm Ltd.

Wenn alles wie am Schnürchen läuft, nennt man das heutzutage Flow. Auf den ersten Blick lässt das zwar alle Modewort-Alarmglocken schellen, doch bei genauerer Betrachtung ist der Zustand, gemeint ist die aktuelle Verfassung in der man sich befindet, tatsächlich von hoher Relevanz. Tony Robbins betont regelmäßig, dass neben Strategy (einem funktionierenden Plan) und Psychology (der richtigen Einstellung) auch State (der aktuelle Zustand) zu den drei wichtigen Stellschrauben des Erfolgs gehört. Auch grundsätzlich freundliche, leistungsfähige, intelligente Menschen können sich aufgrund von Umständen in einem Zustand befinden, wo sie vollkommen gegensätzlich handeln. Willenskraft ist nicht unbegrenzt verfügbar und sogar richterliche Entscheidungen werden von so banalen Dingen wie der Mittagspause beeinflusst, wie James Clear in seinem Artikel über Willenskraft aufzeigt.

Man kann seinen Zustand aktiv beeinflussen. So wirken äußere Umstände stark auf den Gemütszustand. In einer unaufgeräumten Wohnung oder in einer lauten Umgebung konzentriert und produktiv zu arbeiten, liegt den Wenigsten. Vielen Menschen fällt es im Büro erheblich leichter in den Zustand „bei der Arbeit“ zu gelangen als im Home Office. Der Ort hat generell einen überdurchschnittlich hohen Einfluss auf die Verfassung in der man sich befindet, da viele Verhaltensweisen unterbewusst und in Abhängigkeit von der jeweiligen Umgebung ablaufen. Ablenkung und Störung reißen aus konzentrierter Arbeit heraus, was in dem Buch Deep Work von Cal Newport hervorragend beleuchtet wird. Seth Godin hat sich früher mit Kommilitonen eine Geschäftsideen nach der anderen in der Bibliothek des Anthropology-Departments ausgedacht. Da die Gruppe sich dafür immer nur dort traf, fiel es jedem Teilnehmer leicht, umgehend in den richtigen Gemütszustand zu gelangen. Auch ich habe anfangs Artikel für dieses Blog immer am selben Ort, an einem kleinen Schmucktisch im Schlafzimmer, geschrieben und schon nach kurzer Zeit fiel es mir immer leichter dort zu formulieren als woanders.

Auch körperliche Faktoren haben einen großen Einfluss. Ein gleichmäßig Energieniveau zur Verfügung zu haben, kann durch ausreichend Schlaf und die Ernährung stark beeinflusst werden. Hunger, starke Schwankungen des Blutzuckerspiegels oder Müdigkeit nach einer zu großen Mahlzeit wirken sich auf die Leistungsfähigkeit aus. Auch die Technik wie man Aufgaben organisiert und bearbeitet einen Einfluss auf den Zustand. Fühlt man sich überfordert oder unterfordert? Ist der nächste Schritt klar definiert und ist man bereit zu handeln oder schiebt man etwas vor sich her? All das kann den Zustand beeinflussen. Ich kann nur empfehlen, den persönlichen Zustand im Auge zu behalten und immer mal wieder an den Stellschrauben zu drehen. Er ist ein wichtiger Einfluss für die Erreichung von Zielen und das persönliche Wohlbefinden gleichermaßen.

Bildquelle: Pixabay

In seinem Buch Start With Why spricht Simon Sinnek über Leadership. Da es ein Business-Buch ist, richten sich viele seiner Thesen an Unternehmen und ihre Produkte aber die Kernbotschaften sind sehr universell und passen auch hervorragend ins Privatleben. Es geht darum, was uns und andere Menschen motiviert.

People don’t buy what you do, they buy why you do it.

Ein typisches Schaubild aus dem Buch ist der Golden Circle, ein Kreis mit drei Ebenen. Der äußere Ring symbolisiert was man macht, die sichtbaren Tätigkeiten einer Person oder messbaren Eigenschaften eines Produkts. Die Ebene darunter symbolisieren wie man es macht, die individuellen Grundregeln und Methoden die man für seine Tätigkeiten als Basis nimmt. Der Kern symbolisiert das Warum, die Motivation hinter dem gesamten System, das Ziel was man erreichen möchte. Üblicherweise kommunizieren Menschen und Unternehmen von außen nach innen. Sie starten mit den Eigenschaften eines Produktes oder den konkreten Tätigkeiten einer Jobbeschreibung. Wie der Titel des Buches schon sagt, empfiehlt Sinnek stets mit dem Warum zu beginnen, wenn man Menschen erreichen möchte.

Er führt es auf das Limbische System zurück, den Bereich des Gehirns der viele unser Handlungen im Zusammenspiel mit anderen Bereichen antreibt. Oft werden so Entscheidungen „aus dem Bauch heraus“ getroffen und die Fakten dann nur noch verwendet, um die bereits getroffene Entscheidung zu rechtfertigen. Das Konzept stellt er in seinem sehenswerten TED-Talk How Great Leaders Inspire Action vor, der zu den erfolgreichsten TED-Talks aller Zeiten gehört. Auch das Buch kann ich sehr empfehlen, da es anhand von vielen Beispielen verdeutlicht, dass es wichtig ist, warum man etwas tut.

Bildquelle: Simon Sinnek Website

Mind Maps sind eine hervorragende Art, Ideen zu generieren und zu ordnen. Ausgehend von einem zentralen Knoten erstellt man Äste mit neuen Knoten hangelt sich von dort immer weiter. Das Ergebnis sind die typischen, bunten, verzweigten Bilder, die an Baumkronen erinnern. Zwar kann man Mind Maps auch aufmalen, doch es hat Vorteile ein Computerprogramm zu verwenden. So kann man auf neue Ideen während der Erstellung besser reagieren und die Struktur bei Bedarf umsortieren. Ich bin sehr glücklich mit MindNode für iOS und MacOS, da es einfach zu bedienen ist, über iCloud synchronisiert und ein hübsches Layout hat. Mit den Artikeln über MindNode auf MacStories kann man sich einen hervorragenden Überblick über das Programm und seinen Funktionsumfang machen. Leider gibt es keine PC-Version, so dass man dort zum Beispiel auf das kostenlose Freemind zurückgreifen muss, das deutlich uneleganter ist.

Bei genauerer Betrachtung sind Mind-Maps im Grunde visuell hübscher gestaltete Bullet-Point-Listen. Die Aufzählungslistenfunktion, über die fast jeder Texteditor verfügt, nutze ich ebenfalls oft in Briefen oder E-Mails, um Gedanken zu ordnen und zu strukturieren. Gerade komplexe Texte verfasse ich mitunter in Listenform und ändere sie erst als letzten Schritt in Fließtext um. Man sollte unbedingt nutzen, dass man Listenpunkte mit TAB eine Ebene einrücken und mit Shift-TAB wieder zurückrücken kann, wenn sich der Cursor am Anfang des Listenpunkts befindet. Auf diese Weise kann man ganz leicht eine Struktur erstellen. Mind Maps ordnen die Listenpunkte nicht untereinander sondern vom Zentrum ausgehend verzweigt an. Durch diese Darstellung und die Verwendung von Farben lassen sie sich etwas besser merken und regen zum kreativen Denken an.