Put It In The Calendar

2016-05-05 put-it-in-the-calendar v01

Wenn man es nicht dem Zufall überlassen möchte, ob man etwas in der Zukunft tut, sollte man sich Zeit dafür umgehend in den Kalender eintragen. Auch wenn der Zeitpunkt dafür eigentlich flexibel ist und keine Abstimmung mit anderen Personen erfordert, lohnt sich der konkrete Eintrag. Das gilt sowohl für private wie auch geschäftliche Vorhaben.

Sobald etwas im Kalender steht, hat man folgende Vorteile:

  • Wunsch wird zum Plan – Die notwendigen Gedanken, wie viel Zeit eine Aktivität realistisch brauchen wird und ob es mit den anderen Rahmenbedingungen zu diesem Zeitpunkt vereinbar ist, machen aus dem losen Vorhaben oder Wunsch umgehend einen konkreten Plan.
  • Weniger Überforderung – Ein Kalender erschwert es, zu viele Aktivitäten in einen Tag zu verplanen. Unrealistische Planung  wird schnell sichtbar und Überforderung vermieden. Da ein normaler Tag viele ungeplante Aufgaben und notwendige Pausen mit sich bringt, raten Experten zu einer maximalen Verplanung von 60% der Arbeitszeit eines Tages.
  • Wirksame Erinnerung – Die Erinnerung, die ein Kalendereintrag mit sich bringt, funktioniert zuverlässig und selbst wenn man noch mal umplanen muss, steigt die Wahrscheinlichkeit das Vorhaben nicht endlos vor sich herzuschieben.
  • Weniger Entscheidungen – Die Entscheidung, ob man eine Aufgabe beginnt wird einem abgenommen. Man muss sich schlicht angewöhnen – und das ist der Knackpunkt – den Plan im Kalender abzuarbeiten.

Die größten merklichen Erfolge habe ich damit im Privatleben gemacht. So funktioniert es hervorragend mit Freunden bereits während eines Treffens den nächsten Termin auszumachen, als sich „dann bald mal wieder“ zu verabreden. Auch lohnt es sich Sporttermine oder Zeit für persönliche Projekte fest im Kalender zu notieren, da sie schnell den Kürzeren ziehen, wenn die Zeit dafür nicht da ist. Es lohnt sich Termine mit sich selbst genauso wichtig zu nehmen, wie Termine mit anderen Personen.

Ich bin kein Freund davon, viel Zeit im Vorfeld zu verplanen aber ich kann bestätigen, dass die Technik funktioniert und ein nützliches Hilfsmittel ist.

Weitere Informationen:

Bildquelle: Eric Rothermel via Unsplash

Take Imperfect Action

Wright Flyer Test Flights at Fort Myer, VA

Diesen Ratschlag gab Jadah Sellner in Ihrem Vortrag auf dem World Domination Summit 2014. Bis heute ist er als Weisheit bei mir hängen geblieben. Diese drei Worte eignen sich ideal als Motor für schwierige Situationen:

Take imperfect action!

Ab und zu bin ich gefangen in Gedanken. Ich weiß eigentlich, was ich machen möchte, suche aber noch den perfekten Weg. Daraus ergibt sich eine Negativspirale: ich denke drüber nach, es belastet mich, ich schiebe es noch etwas auf, ich habe viel zu tun, es meldet sich das schlechte Gewissen, aufgrund der Zeit die vergeht kommen neue Probleme dazu.

Genau da liegt oftmals das Problem. Der perfekte Weg ist schwer zu finden, teilweise sogar gar nicht. Zudem ist er selten notwendig. Frei nach dem Paretoprinzip reicht auch weniger für den Erfolg aus. Nur das Handeln ist essentiell. Einen Schritt nach dem anderen gehen.

Take Imperfect Action ist das Motto, was ich in solchen Situationen jedem – inklusive mir – empfehle. Handeln! Nicht perfekt, sondern gut und in die richtige Richtung. Dann den  nächsten Schritt gehen und dann den nächsten und so weiter. So erreicht man das Ziel und vermeidet Sackgassen.

Übrigens sollte man auch hier nicht ins Extrem verfallen. Take Imperfect Action heißt nicht Dinge zu überstürzen, auch nicht im Impuls, voller Emotionen, zu handeln. Eine Nacht drüber schlafen ist oftmals genau richtig aber mehr nicht. Triff die Entscheidung am nächsten Tag und Take Imperfect Action!

Bildquelle: Flickr Commons

Notiere Ideen sofort

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Einen nicht unerheblichen Teil des Tages verbringe ich in Gedanken. Gerade während Routinetätigkeiten, wie morgens unter der Dusche, beim Zähneputzen oder dem Weg zur Arbeit, ist der Kopf nicht ausgelastet. Die Gedanken beschäftigen sich mit aktuellen Themen, Fragestellungen und Erlebnissen. Es wird nicht nur mir so gehen, dass man in solchen Momenten auch viele Ideen hat.

Ab und zu sind sogar richtige Aha-Erlebnis dabei. Ideen, die mich begeistern und die ich sofort umsetzen möchte. Früher war meine normale Reaktion in solchen Fällen, mich zu freuen und mir vorzunehmen, die Idee bei Gelegenheit aufzuschreiben oder umzusetzen. Dabei wurde mir schmerzlich bewusst, dass ich viele Ideen schnell wieder vergaß und sie verloren gingen. Ich unterlag der Illusion, dass nur weil ich einmal einen Gedanken hatte, dieser auch jederzeit wieder abrufbar wäre.

Schließlich nahm ich eine kleine Veränderung vor, die einen riesen Unterschied macht. Ich notiere Ideen sofort.

Was einfach klingt, ist für mich mit viel Disziplin verbunden. Noch immer habe ich den Reflex, mir vorzunehmen, es später zu notieren oder ich debatiere innerlich darüber, ob gerade diese Idee es überhaupt wert ist, aufgeschrieben zu werden. Zum Glück bietet das Smartphone ideale Möglichkeiten, Ideen auf einfache Art zu notieren und abzuspeichern (dazu ein andernmal mehr).

Mit dieser kleinen Änderungen, haben sich meine Notizen und Ideen vervielfacht. Der große Unterschied ist, dass sie sich auf diese Weise über die Zeit ansammeln. Wenn dann der Moment kommt, dass ich mich einer Sache annehme oder ein Thema aktuell wird, kann ich auf diverse Notizen zurückgreifen. In der Regel reicht ein Stichwort oder ein kleiner Satz aus, dass ich mir den kompletten Gedankengang wieder ins Gedächtnis rufen kann. Eine kleine Notiz lohnt sich also!

Bildquelle: Calum MacAulay via Unsplash

Now What Needs to Be Done?

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Wenn ich mir unsicher bin, was als nächstes zu tun ist, um bei für mich wichtigen Themen voran zu kommen, hilft mir der Satz:

Now what needs to be done?

Ich bin mir nicht sicher, warum er für mich so gut funktioniert. Vielleicht ist es die Formulierung, in der ich eine gewisse Verantwortung und Pflichtbewusstsein sehe. Vielleicht hilft mir die neutrale Formulierung was getan werden muss und nicht was ich tun muss. Der Versuch einer passenden Übersetzung ist für mich: „Was ist nun zu tun?“

Wenn ich diese Worte in Gedanken aufsage, fällt mir fast immer eine Aktivität ein, die ein angemessener nächster Schritt ist und zwar unabhängig davon, ob ich darauf Lust habe oder mir die Umsetzung leicht fällt. Den Satz habe ich aus Brian Johnson’s Optimal Living 101 Program entnommen. Es ist schon eine Weile her, seit ich diese sehr gut gemacht Videoserie gesehen habe aber der Satz ist mir in Erinnerung geblieben und hat sich mehrfach als nützlich erwiesen. Ursprünglich scheint er dem Buch Constructive Living von David K. Reynolds entnommen worden zu sein.

Man kann den Satz sogar noch verstärken in dem man hinzufügt „How would I make myself proud?“. Das Ziel dabei ist, solche Aktivitäten zu identifizieren, die zwar nicht leicht fallen aber eine große Wirkung und hohe Relevanz haben. Das funktioniert nach meiner Erfahrung sehr gut.

Bildquelle: Sylwia Bartyzel via Unsplash

Pomodoro-Technik

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Die Pomodoro-Technik ist meine Geheimwaffe gegen Prokrastinieren, also das ewige vor sich herschieben einer großen, unangenehmen Aufgabe. Jedes Mal wenn ich sie nutze, bin ich aufs Neue von ihrer Effektivität beeindruckt.

Bei der Pomodoro-Technik teilt man seine Arbeitszeit in kurze Intervalle auf und gönnt sich dazwischen bewusste Pausen. Ein typischer Rhythmus ist, 25 Minuten konzentriertes Arbeiten mit 5 Minuten Pause abzuwechseln. Nach mehreren erfolgreichen Arbeitseinheiten, gönnt man sich eine größere Pause von 30 Minuten.

Für besonders unangenehme Aufgaben lohnen sich nach meiner Erfahrung sogar noch kürzere Arbeitsintervalle, z.B. 15 Minuten Arbeiten und dann 5-10 Minuten Pause. Der Hauptnutzen besteht darin, die Barriere anzufangen zu reduzieren. 15 Minuten sind ein so kurzer und überschaubarer Zeitraum, dass ich mich nicht mehr Scheue zu beginnen. Bin ich dann erstmal dabei, bleibe ich oft auch länger an dem Thema sitzen und arbeite zügig hintereinander weg. Je weiter ich fortschreite, desto geringer die Scheu vor der Aufgabe und der Knoten ist geplatzt.

Die vom Italiener Francesco Cirillo entwickelte Methode hat Ihren Namen übrigens von der Eieruhr in Form einer Tomate, die ihr Erfinder für die Zeitmessung verwendete. Das Vorgeschlagene Intervall von 25 Minuten reicht zudem aus, um sich die namensgebenden Spaghetti Pomodoro zuzubereiten – eine gute Eselsbrücke. Durch den großen Erfolg hat er die Methode zu einem umfangreichen Produktivitätssystem erweitert, wobei meines Erachtens der Kern der Sache ausreicht.

Bildquelle: Luca Mascaro via Flickr

Stephen King’s Pencil

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Eine schöne Anekdote zum Thema Erfolgsrezepte habe ich im Podcast von Tim Ferriss mit Seth Godin aufgeschnappt. Auf die Frage welches Programm Seth zur Vorbereitung seiner Blogartikel benutze, entgegnete dieser die Geschichte von Stephen King’s Pencil (ab 34:50 im Podcast):

Stephen King often goes to writing conferences and there will be this question and that question and the next question and inevitable someone will raise their hand and says: „Stephen King, you are one of the most successful, revered writers of your generation… what kind of pencil do you use?“

Natürlich spielt der Stift, den Stephen King zum schreiben oder editieren seiner Manuskripte benutzt keine Rolle. Es ist eine treffende Pointe, um daran zu erinnern, dass die Details für die erfolgreiche Umsetzung eines Vorhaben oftmals nicht wichtig sind. Jedoch neigen viele Menschen dazu – gerade zu Beginn einer neuen Herausforderung – sich genau mit solchen Details zu beschäftigen, als wenn allein darin der Erfolg ihrer Vorbilder begründet wäre. Seth formuliert das noch direkter:

It doesn’t matter. It’s a way to hide! (…) There is no correlation I have ever encountered between how writers write and how good there work is. We should move on. It doesn’t matter!

Stephen King ist auch deswegen ein gutes Beispiel, weil er in seinem Buch On Writing seine Erfolgsstrategie als Autor ausführlich dargelegt hat. In erster Linie viel lesen und viel schreiben, in Verbindung mit herausragender Disziplin.

So ist für mich Stephen King’s Pencil zu einem geflügelten Wort geworden und erinnert mich daran, mich nicht zu sehr mit Details aufzuhalten, wenn ich ein neues Vorhaben beginne.

Bildquelle: Green Chameleon via Unsplash

Seinfeld Strategy

2016-04-12 seinfeld-strategy v01

Die Serie Seinfeld habe ich nie regelmäßig gesehen, aber ich kann mich gut daran erinnern, dass Jerry Seinfeld damit in den USA zum Superstar wurde und bis heute als einer der kommerziell erfolgreichsten Comedians unserer Zeit gilt. Mittlerweile ist er für mich zum Sinnbild für etwas Anderes geworden: einer Erfolgsstrategie. Hier ein Auszug aus einem Interview für Lifehacker.

He said the way to be a better comic was to create better jokes and the way to create better jokes was to write every day.

He told me to get a big wall calendar that has a whole year on one page and hang it on a prominent wall. The next step was to get a big red magic marker. He said for each day that I do my task of writing, I get to put a big red X over that day.

“After a few days you’ll have a chain. Just keep at it and the chain will grow longer every day. You’ll like seeing that chain, especially when you get a few weeks under your belt. Your only job is to not break the chain.

Im Artikel Using the Seinfeld Strategy von James Clear wird das System noch ausführlicher erklärt. Dort findet man auch den Hinweis, dass Jerry Seinfeld selbst kürzlich in einem Reddit AMA (Ask Me Anything) verneinte, diese Methode selbst praktiziert zu haben. In diesem ausführlichen New York Times Artikel wiederum, bekommt man gutes Gefühl dafür, dass Seinfeld eine starke Arbeitsmoral hat, so dass sie gut zu ihm passen würde.

Wie dem auch sei, „Don’t break the chain“ ist zum geflügelten Wort für mich geworden und der Wandkalender mit den roten Kreuzen zu einem ausdrucksstarken Symbol. Es hilft mir dabei, Systeme und Vorgaben einzuhalten, die ich mir selbst vorgenommen habe.

Apropos Jerry Seinfeld: Zwei Stand-Up-Vorführungen von ihm bringen mich immer wieder zum Lachen. 😀

  1. Über Airplane Travel – besonders die Szene mit der Stewardess und dem Vorhang „Maybe, if you worked worked a little harder…“
  2. Wie wir Smartphone nutzen – besonders über Texting (SMS) „This is what I have to say … I think we’re done here“

Bildquelle: Finlay MacKay for The New York Times

The Taste Gap

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Jeder Mensch der etwas selbst erstellt – ein Bild, ein Foto, ein Text, ein Essen, ein Arbeitsergebnis jeglicher Form – kennt das Gefühl der Enttäuschung. Man ist unzufrieden mit dem Ergebnis. Man hat ein Bild im Kopf oder vielleicht nur eine vage Vorstellung aber das was man erstellt hat, kommt da nicht ran. So vieles was man kennt ist deutlich besser. Man ist von sich und seiner Leistung enttäuscht.

Selbst wenn man dann von anderen Personen gelobt wird, selbst wenn diese mit dem Ergebnis zufrieden scheinen, bleibt das ungute Gefühl. Man hätte es sich so viel besser gewünscht. Man hat es nicht geschafft. Wäre man doch nur besser…

Das dieser Zustand normal ist, ja gar unvermeidbar (!) wenn man in einem Bereich gut werden möchte, beschreibt Ira Glass in einem Interview. Es wird unter dem Titel The Gap oder The Taste Gap weitererzählt.

Nobody tells people who are beginners — and I really wish somebody had told this to me — is that all of us who do creative work … we get into it because we have good taste. But it’s like there’s a gap, that for the first couple years that you’re making stuff, what you’re making isn’t so good, OK? It’s not that great. It’s really not that great. It’s trying to be good, it has ambition to be good, but it’s not quite that good. But your taste — the thing that got you into the game — your taste is still killer, and your taste is good enough that you can tell that what you’re making is kind of a disappointment to you, you know what I mean?

A lot of people never get past that phase. A lot of people at that point, they quit.

Die Lösung darauf, ist diesen Zustand zu akzeptieren und dran zu bleiben. Mehr erstellen, mehr machen, seinen Geschmack weiter ausprägen und üben, üben, üben. Das Ergebnis wird automatisch in besseren Ergebnissen resultieren und „The Taste Gap“ – die Diskrepanz zwischen eigenem Geschmack und dem eigenen Arbeitsergebnis – wird kleiner werden. Ob es je verschwinden wird – da habe ich meine Zweifel – aber man kann damit leben.

Den kompletten Text kann man in dem Artikel The Taste Gap auf Brainpickings nachlesen oder hören und sehen in diesem kreativen Kurzfilm-Kunstwerk:

Bildquelle: Daniel Sax aus THE GAP by Ira Glass

2-Minuten-Regel

2016-04-02 2-minuten-regel v01

David Allen’s Buch Getting Things Done war eins der ersten Bücher zum Thema Produktivität, das ich gelesen habe. Tatsächlich habe ich daraus mehrere praktische Grundregeln übernommen, die es mir seitdem erleichtern, die alltäglichen Aufgaben (sprich „Todos“) zu organisieren und abzuarbeiten.

Die 2-Minuten-Regel ist eines dieser Goldstücke. Sie ist so einfach wie genial:

Dauert eine Tätigkeit weniger als 2 Minuten, sollte sie umgehend erledigt werden.

Dieses Verhalten ist deswegen so nützlich, da jeder alternative Umgang mit der Aufgabe – es auf später verschieben (und dabei nicht vergessen), es deligieren und jemandem erklären müssen, es nicht tun und mit den Konsequenzen leben – wahrscheinlich mehr Zeit in Anspruch nehmen wird oder mehr Ressourcen verbraucht, als es schlicht und einfach sofort zu erledigen. Diese Weisheit schlägt sich auch in dem Sprichwort wieder:

Gleich getan ist viel gespart.

(Auf englisch: A stitch in time saves nine.)

Bildquelle: Sonja Langford via Unsplash